Après l’article sur la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel je vous propose de voir la gestion des différentes étapes d’un projet.

L’idée est de gérer la mise en œuvre du projet en coordonnant les différents services impliqués (services technique et marketing par exemple). La complexité dans la construction d’un nouveau projet se situe souvent dans l’organisation dans le temps des différentes opérations. Le marketing se demandera par exemple quand il pourra commencer ses opérations de teasing ou démarrer son référencement et le service technique l’intégration du module de paiement si le choix de la banque n’a pas encore été fait. Bref tout ceci permet de gagner en efficacité, s’assurer du respect des délais par chacune des parties, identifier les acteurs concernés et leur responsabilité dans le projet.

Les éléments à identifier et définir

1. Identifier tous les services impliqués

2. Identifier un responsable par service pour le projet

3. Identifier les périmètres qui doivent être couverts par chaque service
Par exemple, le périmètre « statistiques » pour le service marketing, « analyse des besoins » pour le service développement informatique.

4. Identifier les besoins que vous devrez traiter dans chaque périmètre
Dans le périmètre « référencement », le service marketing devra traiter par exemple les besoins suivants « optimisation  « soumission du site sur les moteurs », « rédaction de contenu »

5. Définir les actions nécessaires à la réalisation des besoins
Chaque responsable doit identifier les grandes actions qui concernent son service et qui doivent être intégrées au projet. Encore un petit exemple : pour traiter le besoin « rédaction de contenu », on aura identifié les actions « définition des pools de mots-clés », « définition des articles », etc.

6. Identifier les acteurs par service de chaque action
Chaque acteur d’une action sera bien entendu supervisé par le responsable du service, si il n’est pas lui-même acteur dans l’action. Il peut y avoir plusieurs acteurs par action.

7. Définir les dates de réalisation de chaque action
Cette étape est un peu complexe puisque toutes les actions ne sont pas indépendantes. Certaines ne pourront commencer sans que d’autres dépendantes de d’autres services n’ait été réalisées. Pour donner une exemple simple, le référencement d’un site web ne pourra réellement débuter que lorsque celui-ci sera techniquement réalisé (voir à partir du moment où le design aura été intégré), ou à partir du moment où les fonctionnalités de mise en ligne de la partie contenu seront actives et que le contenu aura été mis en ligne…Bref il s’agit la de synchroniser toutes les actions.
Commencez par définir une date de réalisation pour chacune des actions indépendantes.
Pour les actions dépendantes d’un autre service, laissez celui-ci définir sa date de réalisation. Par itération le planning se complètera ensuite petit à petit.

L’Organisation

Pour organiser tout cela j’utilise un fichier Excel avec plusieurs feuilles liées : une feuille globale avec toutes les actions, une feuille par service reprenant les actions du service, une feuille « indicateurs » qui résume le statut des actions (Nouvelle, En Cours, Abandonnée, Réalisée, Close) et le taux de recouvrement (70% de nouvelles, 20% en cours, 0% abandonnée, 10% réalisées…) avec un joli camembert qui permet de savoir rapidement où en est le projet.

Je mets ensuite ce fichier sur un espace collaboratif et les acteurs peuvent faire évoluer les actions dont ils ont la tache.

Au final, hormis la feuille globale, les autres feuilles ne sont intéressantes que pour les très gros projets. J’en ai pas encore eu vraiment l’utilité, mais le camembert est super sympa à voir quand ça commence à avancer Un classeur avec simplement la feuille globale via Google Docs peut donc largement suffire.

Dans la feuille globale, voici donc la liste exhaustive des champs que j’utilise :
Service (nom du service)
Numéro de l’action
Périmètre
Description du besoin
Action préconisée
Responsable
Acteur(s)
Date de réalisation
Statut (Nouvelle, En Cours, Abandonnée, Réalisée, Close) : une action est close lorsqu’elle a été vérifiée par le responsable de service.
Remarques

Voila, ceci est ma méthode, elle ne sort pas de bouquins de gestion de projets mais elle me permet de bien suivre les miens. N’hésitez pas si vous avez des questions ou des éléments à corriger/ajouter!