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La compta c’est quoi :
C’est l’ensemble des actions consistant à répertorier tous les flux financiers liés à votre activité. Cet ensemble vous permet de connaître l’origine et l’utilisation de l’argent qui circule dans votre entreprise. Tenir une comptabilité est à la fois obligatoire et, comme vous pouvez le comprendre, très utile!

Les intérêts sont multiples, entre autres :
- connaître l’argent réellement disponible maintenant ou dans le futur (trésorerie)
- savoir si vous gagnez de l’argent ou si vous en perdez (rentabilité de l’activité)
- maîtriser ses dépenses (ce qui est sur votre compte n’est pas forcément ce dont vous disposez réellement!)
- bien facturer ses clients (en gagnant de l’argent)
- déclarer vos revenus
- …

1- Entrées/Sorties

Les flux d’argent dans une entreprise peuvent être divisés simplement en deux catégories : ce qui rentre et ce qui sort.
Vous pouvez donc commencer par bien répertorier ces entrées et sorties financières. Distinguez les deux : un fichier pour les entrées et un autre pour les sorties. Pour chacun des fichiers il vous faudra ces colonnes : date de création, date de paiement, société, objet, n° de facture, mode de paiement, montant ttc, tva.
date de création : la date à laquelle la facture a été émise.
date de paiement : la date à laquelle le paiement est passé en banque
société : le nom du fournisseur (fichier « sorties ») ou du client (fichier « entrées »)
objet : à quoi correspond cette facture
mode de paiement : chèque, virement, cb
montant ttc : le montant total avec la tva
tva : juste le montant de la tva

Conseil n°1 :
Sachez que tenir sa comptabilité c’est simple si :
- on est un minimum ordonné
- un minimum organisé
- on traite les choses à temps
Ne laissez pas s’accumuler les éléments à traiter. En tenant ce fichier à jour, dés que vous achetez quelque chose pour l’entreprise, que vous recevez une facture ou que vous en émettez une, vous aurez fait 50% de votre comptabilité!

Conseil n°2 :
Imprimez les factures à chaque entrée ou sortie et rangez les dans un classeur approprié : fournisseur, client, impôt et taxes.

2- La banque

Une bonne façon de consolider votre fichier d’entrées et sorties est de croiser vos informations avec celles de la banque. Si vous en avez la possibilité, faites un export de type tableur (Excel par exemple) des relevés de votre banque. Si vous ne pouvez pas faire un export en ligne, utilisez les relevés bancaires qui vous sont envoyés.
Vos relevés vont vous permettre de connaître les dates de passage en banque et les noter dans votre fichier d’entrées/sorties.

3- La TVA

Note : si vous avez choisi le statut auto-entrepreneur ou celui de la micro-entreprise, vous n’êtes pas assujettis à la TVA. Ce qui signifie que vous facturez hors taxes (HT) et que vous payez toutes taxes comprises (TTC). Vous ne pouvez pas vous faire rembourser la TVA sur vos achats. Ceci peut être pénalisant si vous avez beaucoup d’achats à faire pour votre entreprise. Par contre, celà simplifie votre comptabilité! Vous pouvez passer ce chapitre si vous êtes dans ce cas.

C’est ici que la colonne « tva » de vos fichiers entrées/sorties prend tout son sens. Périodiquement vous serez amené à déclarer votre TVA à l’administration. Il vous faudra donc connaître les montants de TVA collectés (sur les paiements de vos clients) et ceux que vous pouvez déduire (sur vos achats notamment).
Pour vous faciliter la tache, incrémentez dans votre fichier la formule qui vous calculera automatiquement la TVA. Sauf cas particuliers, vous facturerez et serez facturé à 19,6% de TVA. Donc appliquez une formule qui calculera automatiquement une TVA à 19,6%. Voici comment on calcule la TVA :
- À partir d’un prix TTC :
TVA = Prix TTC – (Prix TTC/1,196)
- À partir d’un prix HT :
TVA = (prix HT x 1,196) – prix HT

Attention cependant, si vous incrémentez une formule à 19,6%, aux cas suivants :
- Vous facturez à l’étranger en HT la plupart du temps, donc vous ne collecterez pas de TVA
- Si vous êtes dans la restauration et quelques autres domaines, vous facturez seulement 5,5% de TVA
- Dans certains cas, vous serez facturé HT (si vous faites appel à un auto-entrepreneur, ou si vous achetez à l’étranger, par exemple)
- Dans certains cas, vous serez facturé à 5,5% au lieu de 19,6% (pour vos repas, par exemple)
Donc restez vigilant aux montants qui sont calculés automatiquement par votre formule. Il vous faudra certainement en modifier certains manuellement pour les faire correspondre.

Déclarer sa TVA

La TVA à déclarer ne concerne que ce qui a été effectivement encaissé (ventes) et décaissé (achats). Donc, à la date de déclaration, une facture client notée dans votre fichier mais non encore payée par le client, n’est pas concernée par la déclaration de TVA. Idem pour une facture d’achat que vous n’avez pas encore réglée. On voit donc ici l’intérêt de la colonne date de paiement!
Ne vous prenez pas trop la tête avec vos déclarations d’acompte, reçues chaque trimestre. Si vous avez fait une erreur, vous pourrez la rattraper dans la déclaration finale, la CA12, ou même la rattraper sur la demande d’acompte suivant si il concerne encore l’exercice en cours.

Donc pour déclarer sa TVA, c’est très simple : vous additionnez la TVA de tout ce que vous avez encaissé sur la période demandée (taxe due ou collectée), et vous faites de même pour tout ce que vous avez acheté (taxe déductible). Vous faites ensuite total du – total déductible. Si le chiffre est positif vous devez ce montant de TVA. Si le chiffre est négatif vous disposez d’un crédit de TVA et n’avez rien à payer. Ce montant de crédit sera à reporter sur les prochaines déclarations, voir vous être remboursé (renseignez-vous dans ce cas auprès de votre administration fiscale).

Note : un exercice comptable est la période que vous avez choisie pour délimiter votre activité. En général, l’exercice comptable est de 12 mois mais n’est pas forcément « calé » sur l’année civile.

4- La trésorerie

La trésorerie est un élément essentiel dans la gestion d’une entreprise. Beaucoup de sociétés ont disparu suite à des problèmes de trésorerie, alors que leur activité était parfaitement rentable! Ces problèmes peuvent être résolus par une bonne gestion et une bonne anticipation de ses besoins financiers.

La trésorerie c’est l’argent présent sur votre compte à un instant donné. Peu importe ce qu’il contient et ce que vous devez, c’est une photographie de l’argent disponible à cet instant, l’argent qui se trouve sur votre compte et que vous pouvez donc employer.

De quoi est constituée la trésorerie?
La trésorerie peut être constituée d’énormément de choses, surtout quand votre entreprise avance dans le temps. Au départ, elle va simplement être constituée de l’apport que vous avez effectué pour la constitution de l’entreprise : 0€ pour un auto-entrepreneur (ou l’argent déjà présent sur son compte puisque son patrimoine est confondu avec celui de l’entreprise, de même que pour les entreprises individuelles, et d’autres), le capital pour les sociétés (et éventuellement un apport en compte courant associé).
Pour prendre un exemple concret :
Considérons une société au démarrage ayant un capital de 6000€. Ses premiers « achats » au jour 1 sont : les frais de constitution pour 500€, la caution du bureau pour 700€. À la fin du jour 1, la trésorerie de la société est de 6000-(500+700) soit 4800€, c’est la somme qui se trouve réellement sur son compte à la fin du jour 1. Bien sur dans ce cas, nous avons fait comme si les sommes étaient débitées le jour même, ce qui n’est jamais vraiment le cas, et ce qui rend la gestion de la trésorerie si…joyeuse? indispensable! Nous aurons l’occasion de voir tout ceci un peu plus loin.

Continuons notre exemple. Cette entreprise ne connait aucun flux financier pendant 10 jours puis le 11ème jour, le paiement du premier client passe en banque, soit 1196€. Ce qui nous donne au 11ème jour une trésorerie de 4800 + 1196 = 5996€. Celà tombe plutôt bien car le 12ème jour, l’entreprise acquiert un véhicule pour une somme de 5900€ qu’elle doit payer comptant. À la fin du 12ème jour, la trésorerie de la société est de 5996€-5900€ soit 96€.
Plus rien ne se passe jusqu’à la fin du mois où l’administration lui demande de régler la TVA. Ici le calcul de la TVA est très simple puisqu’il n’y a que de la TVA collectée sur le montant de 1196€ soit 196€ de TVA. Le véhicule acheté étant un véhicule de tourisme, la société ne peut pas récupérer la TVA. La caution est en Hors Taxes, idem pour les frais de constitution. La société doit donc 196€ de TVA au trésor public. Sa trésorerie est cependant toujours de 96€! Voilà, nous y sommes, le premier problème de trésorerie de la société!
Alors comment résoudre ce problème?
1. Téléphoner à ses clients pour leur demander de régler leur facture immédiatement
2. Tenter un délai auprès de l’administration fiscale
3. Injecter de l’argent dans la société
4. Ne pas payer la TVA et attendre les 10% de majoration, en sachant qu’à ce moment là la société aura une trésorerie suffisante

Bref, là nous sommes dans un cas facilement surmontable, mais imaginez avec des montants et un nombre de transactions plus importants…on peut couler son entreprise, vite fait, bien fait! Pour éviter cette situation, il faut savoir bien gérer sa trésorerie.

Comment gère t-on sa trésorerie?

Pour bien gérer sa trésorerie, il y a quelques règles :
- Anticiper
- Anticiper
- Anticiper
- Négocier avec son banquier, négocier avec ses fournisseurs, faire pression sur ses clients quand il le faut!

Donc pour bien gérer sa trésorerie la première chose est d’avoir établi une trésorerie prévisionnelle réaliste. Comme il y a toujours des différences plus ou moins importantes entre le prévisionnel et la réalité, vous serez amené à réajuster régulièrement votre prévisionnel avec les nouvelles données. Bien gérer, c’est bien anticiper. Vous devez être en mesure de connaître vos dépenses et vos entrées à n’importe quelle date, et donc vos fonds disponibles. Dans les périodes ou votre trésorerie passe en négatif, anticipez un étalement des paiements, un recouvrement anticipé des factures clients ou reportez certains achats non stratégiques à une période plus propice. Je ne fais pas mention de négociation avec la banque car la plupart du temps, et surtout la première année, votre banquier ne vous autorisera pas de découvert…

Comment anticipe t-on sa trésorerie?

La notion du Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Elle est essentielle dans la gestion de votre trésorerie. Il ne faut pas la confondre avec la notion de Fonds de Roulement. Le Fonds de Roulement renvoie au financement du cycle d’investissement des actifs immobilisés, par exemple une machine d’impression pour un imprimeur. Le Fonds de Roulement est associé aux capitaux stables de l’entreprise (capital social entre autre). Le BFR est lui directement associé au cycle d’exploitation et à l’argent qui circule, donc à votre trésorerie. En gros, il s’agit du « matelas » financier qui vous permettra de continuer votre activité durant le laps de temps où votre argent sera dehors (paiements fournisseurs) et que vous attendrez les paiements de vos clients. Quelques liens pour approfondir cette notion :
Sur Wikipedia
Sur le site de l’APCE
Allez, rentrons dans le vif du sujet! Ici encore, je vous conseille un bon fichier de type tableur Excel. Nous allons faire un plan de trésorerie. C’est un mot qui peut faire un peu peur, mais vous allez voir ce n’est pas si compliqué. Pour résumer, il s’agit de connaître la différence entre les dépenses et les entrées de votre entreprise. Pour faire simple, vous pouvez télécharger ici une version exemple de plan de trésorerie au format Excel.

Le meilleur niveau de granularité pour gérer sa trésorerie est le plus bas, à savoir le jour. En sachant pour chaque jour, ce que vous avez sur votre compte, ce que vous allez dépensé et ce qui va rentrer, vous ne serez jamais surpris. En gérant votre trésorerie « au mois », vous vous exposez à maintes surprises, et vous serez souvent dos au mur et dans l’urgence. Bien sur la gestion « au jour » est contraignante et compliquée, mais elle est plus que conseillée surtout dans les premiers temps de l’activité! Bon en ce qui concerne la trésorerie prévisionnelle, vous pouvez travailler à la semaine. Vous ajusterez ensuite suivant la réalité.

Il vous faut anticiper et faire la liste de toutes les dépenses prévues durant l’année en cours suivant le scénario établi pour votre activité. Faites de mêmes pour les entrées d’argent prévues. Dépenses et entrées doivent être en TTC. Notez tout, c’est la règle. N’oubliez pas votre éventuelle rémunération ainsi que les charges le cas échéant. Pour chaque dépense et entrée, vous noterez les dates estimées de passage en banque. Ces dates sont cruciales dans la gestion de votre trésorerie, c’est un des nerfs de la guerre. Si vous n’avez pas assez négocié vos délais de paiement auprès de vos fournisseurs, ou que vous êtes trop large avec vos clients, vous pourrez découvrir les joies de la course après l’argent.
Dans le plan de trésorerie donné en exemple, la granularité est au mois, mais vous pouvez aisément la faire passer à la semaine. Je vous conseille d’utiliser la version au mois, pour affiner ensuite à la semaine. Ce qui va compter au final est dans la ligne « solde de fin de mois ». C’est dans cette ligne que vous verrez si vous êtes débiteur ou créditeur, et dans quels montants. Ce qui vous permettra d’envisager les actions appropriées aux moments opportuns. Ajustez en « injectant » de l’argent dans les lignes capital et compte courant associés et voyez ce qu’il se passe. Lorsque toutes les lignes deviennent positives, vous êtes bon! Vous savez maintenant à quel(s) moment(s) et quelle(s) somme(s) vous devrez injecter dans votre société.

Que peut-on faire de cet argent?
Si vous en êtes à vous poser cette question, c’est que votre trésorerie va plutôt bien! L’idée, lorsque l’on a un excédent de trésorerie c’est quand même que celà travaille et vous rapporte un peu d’argent. Je ne rentrerai pas dans les principes de l’ »effets de leviers », on en est pas là en général la première année. Mais vous avez plusieurs possibilités, suivant le montant de votre trésorerie, vos objectifs et vos envies. Partez du principe que l’argent ne doit pas dormir sur votre compte si vous n’en avez pas l’utilité à court/moyen terme. Si vous ne vous lancez pas dans une phase de croissance externe ni d’investissements, placez la partie de trésorerie en « surplus » sur des comptes rémunérés, en variant les placements.

Voilà pour cette fois. La prochaine fois je continuerai sur le compte de résultat et le bilan
Si vous avez d’autres façons de gérer votre compta par vous-mêmes, n’hésitez pas à partager!

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